Le syndic de copropriété joue un rôle clé dans la gestion et l’administration des immeubles en copropriété. Cependant, il peut arriver que les copropriétaires souhaitent changer de syndic, que ce soit en raison d’un manque de transparence, d’une insatisfaction sur la qualité des services ou d’une volonté de réduire les coûts. Ce processus, bien que encadré par la loi, nécessite une organisation rigoureuse et une parfaite compréhension des étapes à suivre. Voici un guide complet pour accompagner les copropriétaires dans le changement de syndic.
Pourquoi changer de syndic de copropriété ?
Plusieurs raisons peuvent justifier la volonté de changer de syndic. Parmi les plus fréquentes :
- Manque de transparence : certains copropriétaires reprochent à leur syndic une communication insuffisante ou des comptes opaques.
- Frais élevés : les honoraires et frais annexes peuvent être jugés disproportionnés par rapport aux services rendus.
- Mauvaise réactivité : délais prolongés pour traiter les demandes ou appliquer les décisions prises en assemblée générale.
- Problèmes de gestion : conflits d’intérêts, choix discutables de prestataires ou suivi inefficace des travaux.
Ces motifs, lorsqu’ils sont partagés par plusieurs copropriétaires, peuvent motiver un changement collectif.
Les étapes pour changer de syndic de copropriété
1. Préparer la transition
Un changement de syndic doit être anticipé pour garantir une transition sans interruption dans la gestion de la copropriété. Cela passe par :
- Une mise en concurrence des syndics : demandez plusieurs devis pour comparer les prestations, les coûts et les modalités de chaque syndic.
- La constitution d’un groupe de travail : mobilisez les copropriétaires pour organiser le processus et choisir le nouveau syndic.
- L’examen du contrat actuel : analysez les clauses de résiliation pour respecter les délais et modalités imposés.
2. Ajouter le changement de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG)
Pour inscrire le changement de syndic à l’ordre du jour de l’AG :
- Une demande écrite doit être adressée au syndic en place par des copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes.
- Les résolutions à soumettre au vote doivent inclure la résiliation du contrat actuel et la nomination d’un nouveau syndic.
3. Organiser et tenir l’assemblée générale
Lors de l’AG :
- Le syndic en place présente son bilan financier et son rapport de gestion.
- Les copropriétaires votent la résiliation du contrat en cours.
- La désignation d’un nouveau syndic est soumise au vote après mise en concurrence des candidats.
Pour être validée, la désignation du nouveau syndic nécessite une majorité absolue conformément à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
4. Finaliser le changement de syndic
Une fois le vote effectué :
- Le contrat avec le nouveau syndic est signé.
- L’ancien syndic transmet tous les documents (carnet d’entretien, contrats en cours, relevés de comptes, etc.) dans un délai légal de deux mois.
- Le nouveau syndic prend immédiatement en charge la gestion de la copropriété.
Les coûts liés au changement de syndic
Bien que le changement de syndic n’entraîne pas de frais directs de résiliation, certains coûts indirects peuvent survenir :
1. Honoraires du nouveau syndic
Dès sa prise de fonction, le nouveau syndic facture ses honoraires. Ces derniers varient selon la taille de la copropriété et les services inclus dans le contrat. À titre indicatif :
- Le forfait annuel par lot se situe généralement entre 150 € et 200 €.
2. Frais de reprise comptable
Si la comptabilité de la copropriété nécessite une régularisation ou une mise à jour, des frais supplémentaires peuvent être facturés. Ces coûts dépendent de la complexité de la situation comptable :
- Environ 200 € TTC par année de reprise comptable pour une copropriété de moins de 10 lots.
3. Frais d’immatriculation
Depuis 2018, l’immatriculation des copropriétés est obligatoire. Si cette démarche n’a pas encore été effectuée, des frais peuvent s’appliquer :
- Environ 150 € pour la première année.
4. Honoraires spécifiques pour la transition
Certains syndics peuvent facturer des frais annexes liés à la transmission des dossiers ou au traitement des contentieux en cours.
Les pièges à éviter lors d’un changement de syndic
Pour réussir ce processus, il convient de rester vigilant :
- Manque d’information des copropriétaires : assurez une communication claire pour éviter des conflits internes.
- Absence de mise en concurrence : toujours comparer plusieurs offres pour choisir un syndic adapté.
- Manque de préparation : respectez les délais légaux et anticipez la période de transition.
- Contrats inadaptés : lisez attentivement le contrat du nouveau syndic pour éviter les mauvaises surprises.
Les alternatives : syndic bénévole ou coopératif
Dans certaines copropriétés, notamment de petite taille, envisager un syndic bénévole ou coopératif peut être une solution intéressante :
- Syndic bénévole : un copropriétaire prend en charge la gestion administrative, réduisant ainsi les frais de gestion.
- Syndic coopératif : le conseil syndical gère collectivement les décisions et les tâches administratives.
Ces options permettent de limiter les coûts, mais nécessitent une implication importante des copropriétaires.s.